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Sabemos que todo projeto de sucesso começa com um bom planejamento. E para que ele funcione, é preciso englobar um plano de ação eficiente, incentivar a integração do time, estabelecer as tarefas básicas do projeto e, é claro, alcançar resultados excelentes. O 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas e uma das mais simples de se aplicar. O plano de ação 5W2H é estruturado em estágios práticos e bem definidos, que tornam a comunicação interna do time mais rápida e ágil, além de evitar erros na transmissão de informações que poderiam causar muito prejuízo. Tudo que o mercado de tecnologia exige de empresas competitivas. 

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Quer entender melhor as técnicas do 5W2H? Continue na leitura que vamos explicar o que é e como utilizá-lo. 

 

Afinal, o que é 5W2H

A técnica de gestão 5W2H pode parecer complicada, mas na verdade seu nome é apenas a representação de um checklist com sete perguntas, que devem ser respondidas em cada fase do plano de ação. Em inglês, essas perguntas começam com as letras W e H, e o número de perguntas vai na frente, por isso o 5W2H. 

 

 

Cada passo do plano de ação 5W2H se refere a uma pergunta diferente e a resposta de cada uma é o gatilho para a próxima. É um jeito prático e eficiente de organizar o seu plano de ação. Por ser relativamente simples, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em diferentes portes de empresas e múltiplos tipos de negócio, inclusive os de tecnologia. 

 

Como a técnica é uma forma de planejar e acompanhar as ações e fluxos de trabalho do projeto de uma forma sistemática, ela traz a agilidade que o mundo da tecnologia precisa entregar. 

 

Para que serve o plano de ação 5W2H?

 

Como o nome já diz, o plano de ação serve para colocar um projeto em prática. No caso da técnica 5W2H, seus melhores podem ser:

As sete perguntas ajudam o time a visualizar o problema a ser resolvido de maneira clara e objetiva, permitindo que os profissionais tomem as decisões mais efetivas para sua solução. Essas decisões são baseadas na interpretação correta e objetiva do problema e do contexto e ambiente de mercado ao qual ele está inserido, diminuindo a possibilidade de erros. 

 

Como pode ser aplicado de maneira colaborativa, seu time entenderá o problema e as soluções a partir de diferentes pontos de vista. Isso enriquece a análise dos tomadores de decisão do negócio, pois poderão analisar as soluções mais efetivas e que tragam os resultados mais coerentes possíveis com os objetivos do projeto. 

 

Somente entendendo o problema de forma eficiente é possível agir nele e obter um resultado efetivo.

 

Os benefícios do plano de ação 5W2H

 

Além da praticidade e simplicidade da aplicação, o 5W2H aprimora a produtividade e estimula a colaboração entre os profissionais envolvidos no projeto, além de colocá-los na mesma página. Vamos listar algumas vantagens para diferentes setores e também algumas mais específicas para o mercado de tecnologia. 

 

 

No caso do mercado de tecnologia, que está em constante atualização e sempre um passo à frente, destacamos alguns pontos vantajosos trazidos pela técnica:

 

  1. Possibilita adaptação e reinvenção constante por ser uma ferramenta rápida de usar;
  2. Otimiza o tempo da equipe, ao deixar claras as prioridades;
  3. Proporciona agilidade, colaboração, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto;
  4. Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas;
  5. Diminui os gastos, pois possibilita utilizar corretamente os recursos da empresa;

Pode ser combinado com outras ferramentas de gestão, como matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa, técnicas ágeis como Kanban e SCRUM.

 

Como colocar o 5W2H em prática?

 

Mesmo sendo uma metodologia simples e prática, existem alguns pontos de atenção que a equipe pode manter em mente para garantir um uso ainda mais efetivo do plano de ação 5W2H. Um desses pontos é que sejam definidos os problemas a serem resolvidos e algumas soluções previamente levantadas, o que pode ser feito através de técnicas de brainstorming com todos os colaboradores.

 

No levantamento dessas soluções, existem alguns pontos para garantir a escolhas das melhores opções que serão desenvolvidas com o 5W2H:

 

  • Mantenha-se focado na causa dos problemas e não nas eventuais consequências deles. O resultado disso é que sua equipe criará soluções definitivas e não apenas paliativas;
  • As soluções escolhidas para serem implementadas pelo método devem ser as mais objetivas possíveis, para evitar efeitos colaterais no projeto que terão de ser resolvidos durante a aplicação;
  • Nunca se conforme com a primeira boa ideia: o melhor é propor diversas abordagens para diferentes situações analisadas, aumentando as opções e perspectivas.

 

Após a definição dessas soluções, inicia-se o processo de aplicação do 5W2H para elas, respondendo às sete perguntas. A sugestão é que se mantenha a ordem abaixo no resumo, para manter uma lógica no processo.

 

 

What?

Todo plano de ação precisa de uma especificação, certo? Nessa primeira pergunta é definido do que se trata o problema a ser resolvido, o propósito do projeto e a solução que será utilizada para chegar no resultado esperado. Alguns exemplos: refazer o website do negócio, criar um e-commerce, criar novo aplicativo para a loja, melhorar a taxa de conversões do aplicativo em 50%, entre outros.

 

Em cada uma das perguntas, vamos aproveitar para relacionar com a nossa área de expertise na Attri, a usabilidade e tecnologia. 

 

E o UX Design? 

Ao trabalhar com UX, é preciso ter metas e objetivos bem definidos, a partir do estudo das dores dos usuários e da proposta de valor da empresa. Para solucionar essas dores, traçar um plano de ação que guiará a execução da solução do problema será primordial. O 5W2H permite que você defina um escopo geral do projeto, mas também as tarefas específicas de cada membro da equipe, trazendo uma visão geral do projeto inteiro e colocando todos no mesmo foco em como melhorar a experiência do usuário para o problema em questão. 

 

Se o projeto consiste em criar um aplicativo para uma marca, um exemplo dessas definições por colaborador pode ser: 

 

  • UX Designer desenha o fluxo do usuário no app;
  • Gerente de contas aprova com o cliente;
  • UX Designer e UX Writer criam protótipo;
  • UX Researcher organiza e realiza o teste do protótipo; 
  • UX Designer e UX Writer implementam melhorias;
  • Diretor de Arte concretiza o layout das telas;
  • Desenvolvedor faz a programação;
  • E por aí vai.

 

 

Who?

Nessa etapa, são definidos o time e suas tarefas, como feito na etapa acima. Porém, aqui é possível detalhar caso alguma parte do processo seja terceirizada, ou se um grupo de colaboradores será responsável por uma tarefa em conjunto, por exemplo. Também são definidos os clientes ou usuários finais desse projeto e suas preferências para que se tenha material para feedback, já que um plano de ação sem acompanhamento tem chances quase nulas de dar certo. 

 

Essa etapa é muito importante para a integração do time e a otimização do tempo. Isso porque ao deixar claro para todos quem faz o que, você evita que dois colaboradores façam a mesma coisa em vez de ajudar o colega colaborativamente. Ah, e não esqueça de disponibilizar esse arquivo com toda a equipe, é claro.

 

E o UX Design?

Esse momento pode ser usado para relembrar ou lapidar melhor para quem a solução está sendo projetada, identificando com o máximo de precisão possível o seu público-alvo. Será com essas pessoas que você realizará pesquisas de teste e serão elas que usarão seu produto. 

Where? 

Na indústria tradicional, esse é o ponto onde se define literalmente onde a solução será implementada, o local. Se for uma fábrica, por exemplo, são definidas até mesmo as máquinas utilizadas na fabricação. No mercado de tecnologia digital podem ser definidas aqui as mídias onde o projeto ficará, como no caso de um aplicativo, se será híbrido ou nativo, em qual sistema operacional, entre outros. Assim como, também são definidos os locais de discussão da equipe, se vai envolver um canal de comunicação corporativa, se será através de ferramentas de chat, como o Slack, por exemplo. 

 

Definir esse ponto no plano de ação 5W2H vai ajudar a saber os custos e o tempo que precisará para o projeto acontecer. 

 

E o UX Design?

Com o foco na usabilidade, você irá definir onde as pessoas utilizarão seu produto pensando na experiência do usuário. Essa definição pode ter muitas frentes como a plataforma onde utilizarão um aplicativo, o dispositivo e, também, o contexto físico dessa utilização. Se o app for sobre chamar um carro de locomoção compartilhada, como um Uber, pense que a pessoa estará ou saindo de casa ou mesmo na rua. Tudo isso impactará o projeto em sua definição e execução. 

 

Why? 

Tão importante quanto definir a solução é explicar o porquê solucionar esse problema é tão importante. Discuta sobre quais aspectos qualitativos e financeiros vale a pena buscar essa resolução. Essa etapa facilita para pensar na atividade como um todo dentro do negócio e ajuda os tomadores de decisão a saber quando priorizá-la. Além de trazer um significado ao projeto, impactando na motivação da equipe também.

 

E o UX Design? 

A partir do estudo de caso, você provavelmente encontrou uma dor, em algum nicho, que pode ser resolvida com o projeto. Para que essa dor seja realmente solucionada, é preciso que a sua solução seja relevante ao público, traga significado. Isso agrega valor e emoções positivas à experiência do seu usuário, dando ao seu projeto uma razão para existir. 

When? 

Nessa etapa do processo, é o momento de definir quando o projeto será executado, elencando informações como o momento que o problema ocorre, qual o prazo para a resolução, as datas para cada entrega e até mesmo das reuniões necessárias. Tudo isso considerando os riscos e imprevistos que podem ocorrer durante esse projeto especificamente. 

 

Mas atenção, apenas criar uma data de início e de fim para o projeto pode não ser suficiente. Idealmente, uma timeline deve ser criada, que possa ser anexada à tabela do plano de ação 5W2H. Após, indique para cada colaborador quando eles devem iniciar e entregar uma tarefa, ou mais de uma, caso necessário. Um segredo para evitar sobrecarga de entregas ao final do projeto é quebrar a tarefa em pequenas entregas no decorrer dele. 

 

E o UX Design? 

Do ponto de vista da usabilidade da sua solução, é nessa etapa que sua equipe irá pensar em que momento o usuário utiliza o seu produto. Você pode citar situações hipotéticas que representem esse momento. Depois, essas situações serão confirmadas ou descartadas em pesquisas de usuário, além de auxiliar na definição das personas e na criação do mapa da jornada do usuário. 

How? 

Aqui, sua equipe responderá que passos, atividades e variáveis relevantes afetam o projeto. Serão definidas as maneiras que o processo resolverá o problema envolvido no plano de ação. Uma especificação mais detalhada do plano acontece nessa fase. É possível definir o processo de cada etapa, das diferentes áreas envolvidas. Por exemplo, no caso da criação do aplicativo, serão listados os tipos de pesquisa do usuário, se será feito um wireframe de baixa, média ou alta fidelidade das telas, se o protótipo será feito usando o XD Adobe ou o Figma, se será criado um guia de tom de voz e personalidade, por aí vai. 

 

E o UX Design? 

Basicamente, nessa fase se definem que softwares, tecnologias ou metodologias serão utilizadas na construção da solução. Definir todas essas etapas auxilia a comprovar que poderão ser integrados os trabalhos de todas as áreas envolvidas sem grandes percalços e perdas ao projeto. E que todos estão na mesma página em relação à experiência que precisa ser criada com a solução. 

How much? 

Nem sempre a parte mais esperada, mas nem por isso menos importante. É aqui que é definida a viabilidade do projeto dentro das possibilidades da empresa. Ao responder essa pergunta, a equipe irá listar quantidades e custos, incluindo o quanto esse problema já gerou de prejuízo financeiro para a área envolvida e para o negócio como um todo. Depois disso, é preciso listar quanto investimento será necessário para resolver, ajudando a elencar as funcionalidades prioritárias do aplicativo, por exemplo. Quais funcionalidades serão incluídas no primeiro lançamento? Isso irá depender das prioridades do usuário, o que mais lhe causará um impacto positivo ao utilizar o app, mas que esteja dentro do orçamento da empresa. 

 

Tem um projeto ou uma ideia para colocar em ação? Aqui na Attri, nosso planejamento também envolve a construção de planos de ação em diferentes frentes, desde projetos de usabilidade até planos de mídia paga. Temos uma equipe com experiência e expertise em executar todas as etapas de um plano, desde sua criação até a coleta dos resultados. Vem conversar com a gente e vamos tirar sua ideia do papel?

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Quem escreveu este conteúdo:

Bruna Reis

Bruna é bacharel em Comunicação - Jornalismo pela PUCRS, cursando especialização em User Experience, também na PUCRS. Já foi repórter de portais de notícias e revistas de ciência. Hoje, dedica seu tempo a aprender cada vez mais sobre a arte da redação, aliada à experiência do usuário.

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